De archivo físico a expediente digital.
La digitalización es el proceso mediante el cual transformamos información registrada en documentos físicos o soportes analógicos en archivos digitales de alta calidad, organizados y preparados para su consulta, preservación y administración.
Nuestro proceso permite reducir tiempos de búsqueda, mejorar el control documental y facilitar el acceso a la información desde plataformas internas, sistemas ECM o repositorios especializados.
Expedientes y documentación administrativa
Digitalización de archivos físicos almacenados en carpetas, cajas o folders.
Libros, planos y documentos especiales
Procesamiento de materiales encuadernados, gran formato y acervos históricos.
Microfilm y soportes analógicos
Conversión de rollos, microfichas, jackets y tarjetas de apertura.
Datos estructurados para búsqueda, análisis y control.
Además de digitalizar, capturamos e indexamos la información clave de cada documento para convertirla en datos útiles, trazables y consultables.
Captura manual
Registro estructurado de información mediante personal especializado, validaciones y control de calidad.
Códigos de barras
Lectura y extracción de información mediante códigos de barras para control, clasificación y trazabilidad documental.
OCR zonal
Reconocimiento Óptico de Caracteres para identificar campos específicos dentro de documentos digitalizados.
OMR
Reconocimiento de marcas para formularios, encuestas, respuestas seleccionadas y documentos parametrizados.
Metadatos e indexación
Generación de índices y campos de búsqueda para localizar documentos por folio, fecha, nombre, expediente o categoría.
Estadísticos y reportes
Clasificación de información capturada para generar reportes, indicadores y análisis del avance documental.
Una metodología clara para asegurar calidad y trazabilidad.
Recepción y diagnóstico
Revisamos el tipo de archivo, volumen, estado físico y necesidades de consulta.
Preparación documental
Ordenamos, limpiamos, clasificamos y preparamos los documentos para escaneo.
Digitalización
Escaneamos bajo parámetros de calidad, resolución y fidelidad documental.
Captura e indexación
Extraemos datos clave, metadatos y campos necesarios para búsquedas precisas.
Control de calidad
Validamos legibilidad, integridad, orden, nomenclatura y correcta asociación de datos.
Entrega y consulta
Entregamos imágenes, índices y estructura preparada para consulta o integración ECM.